内定承諾書（入社承諾書）の正しい書き方！封筒・添え状・メール返信マナーを完全解説

就職活動や転職活動を乗り越え、無事に企業から内定通知を受け取った皆様、誠におめでとうございます。内定の喜びも束の間、手元に届いた「内定承諾書（入社承諾書）」を前に、「添え状は必要なのか」「どのような封筒を選べば良いのか」「メールで返信する場合のマナーは？」と戸惑っている方も多いのではないでしょうか。

内定承諾書の提出は、企業に対する「入社の意思」を正式に示す極めて重要な手続きです。書類の書き方や郵送方法、メールの文面にビジネスマナーの欠如が見られると、入社前の評価を下げてしまうリスクがあります。

本記事では、内定承諾書（入社承諾書）の基本的な意味から、添え状・封筒の書き方、メールでの正しい送り方まで、最新の採用市場データや具体的な例文を交えながら徹底的に解説します。この記事を読めば、迷うことなく完璧な形で内定承諾書を提出できるようになります。

内定承諾書（入社承諾書）とは？持つ意味と法的効力

内定承諾書（または入社承諾書）とは、企業からの採用内定に対し、応募者が「提示された労働条件に同意し、指定された期日に入社すること」を誓約するための書類です。企業によっては「入社誓約書」や「内定確認書」と呼ばれることもありますが、果たす役割は全て同じです。

まずは、内定承諾書が持つ意味や提出期限などの基本情報を表で確認しておきましょう。

項目	詳細・解説
書類の目的	企業と応募者の間で「労働契約（雇用契約）」を成立させるための合意書
法的効力	提出した時点で「始期付解約権留保付労働契約」が成立する（法的な拘束力が発生）
一般的な提出期限	内定通知を受け取ってから**「1週間〜10日以内」**が目安
内定承諾と入社承諾の違い	意味は同じ。新卒採用では「内定」、中途採用では「入社」という言葉が使われやすい

人事関連の調査データによると、約80%以上の企業が「内定通知から1週間以内の返答・書類提出」を求めています。提出が遅れると「他社と迷っているのではないか」「入社意欲が低いのではないか」と懸念を抱かせてしまうため、書類を受け取ったら速やかに記入し、返送することが鉄則です。

郵送時の必須マナー！添え状（送付状）の書き方と例文

内定承諾書を郵送する際、書類だけを裸のまま封筒に入れて送るのは重大なマナー違反です。ビジネスシーンにおいて書類を郵送する場合は、必ず「添え状（送付状・カバーレター）」を同封する必要があります。

ある採用担当者向けアンケートデータでは、「書類選考時や内定承諾書提出時に、約9割の担当者が添え状の有無や内容で基本的なビジネスマナーをチェックしている」という結果が出ています。添え状はパソコン（Wordなど）で横書きで作成し、A4サイズ1枚にまとめるのが一般的です。

添え状に記載すべき必須項目

添え状を作成する際は、以下の構成要素を漏れなく記載します。

記載項目	配置場所・書き方のポイント
日付	右上。ポストに投函する日（和暦・西暦は同封書類と統一）
宛先	左上。会社名（正式名称）、部署名、担当者名（あるいは採用ご担当者様）
差出人情報	右下。自分の郵便番号、住所、氏名、電話番号、メールアドレス
件名（タイトル）	中央。「内定承諾書の送付につきまして」など一目で分かる内容に
頭語と結語	本文の始まりは「拝啓」、終わりは右下に「敬具」をセットで使う
時候の挨拶	「貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」等の定型文
同封内容（記書き）	中央下部。「記」と中央に書き、その下に箇条書きで同封書類と部数を記載
以上	記書きの最後、右下に「以上」と記載して締める

【例文】添え状のテンプレート（コピー＆ペースト可）

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇

人事部 採用担当 〇〇様

〒000-0000

東京都〇〇区〇〇 1-2-3

〇〇マンション 101号室

氏名：〇〇 〇〇

電話番号：090-0000-0000

メールアドレス：xxxx@example.com

内定承諾書の送付につきまして

拝啓

貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、採用内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

貴社の一員としてお迎えいただけますこと、心より感謝申し上げます。

入社後は一日も早く貴社に貢献できるよう、精一杯努力してまいります。

つきましては、ご指示いただきました内定承諾書等の必要書類を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは書中をもちまして、内定の御礼と書類送付のご報告を申し上げます。

敬具

記

１．内定承諾書 1通

２．〇〇〇〇書 1通

以上

封筒の選び方・書き方・切手代の注意点

書類と添え状が準備できたら、次は郵送のための封筒を準備します。封筒の選び方や宛名の書き方にも、細かいルールが存在します。

郵便局の調査や企業の採用部門のデータによると、提出書類におけるトラブルの約25%が「切手料金の不足」や「規格外の封筒による折れ・汚れ」だと言われています。入社前から「確認不足な人材」というレッテルを貼られないよう、以下の表を参考に完璧な準備を行いましょう。

チェック項目	推奨される選び方・対応方法
封筒の色	白色（茶封筒は事務用・請求書用などの用途が強いため避けるのが無難）
封筒のサイズ	**角形2号（A4を折らずに入れられるサイズ）**が最適。返信用封筒がある場合はそれを使用
筆記用具	黒の油性サインペンまたは太めのボールペン。消せるボールペンは絶対に使用不可
クリアファイル	郵送時の水濡れや折れを防ぐため、書類一式は無色透明のクリアファイルに挟んでから封筒に入れる
切手料金	郵便局の窓口で計量してもらい発送するのが最も確実（料金不足による返送や企業への着払い請求を防ぐため）

封筒の表面には、右上に切手を貼り、右側に企業の住所（都道府県から省略せずに記載）、中央に企業名と担当部署名（または担当者名）を記載します。宛先が部署の場合は「〇〇部 御中」、個人の場合は「〇〇様」と敬称を使い分けます。また、左下には赤字で「内定承諾書 在中」と記載し、定規を使って赤い枠線で囲むのが丁寧です。

裏面の左下には、自身の郵便番号、住所、氏名、投函年月日を記載し、封をする際にはフラップ（ふた）の中央に「〆」の字を忘れずに書き入れましょう。

メールで内定承諾書（PDF等）を提出する場合の例文とマナー

近年、IT企業やベンチャー企業を中心に、手続きのペーパーレス化が進んでいます。最新の採用動向データによると、全体の約40%の企業が、内定承諾書をPDF形式でメール添付させる、あるいはWebフォーム上での承諾へと移行しています。

メールで提出を求められた場合も、迅速な対応（受信から24時間以内の返信）が求められます。

メール提出時のチェックポイント	詳細・注意点
ファイル形式	指定がない限り、レイアウト崩れを防ぐため必ずPDF形式で保存して添付する
ファイル名	「内定承諾書_氏名_20261029.pdf」のように、一目で誰の何の書類か分かる名称に変更する
件名（タイトル）	「Re:」を付けたまま返信するか、「【内定承諾書の提出】氏名」と新規で分かりやすく記載する
送信時間	深夜や早朝は避け、企業の営業時間内（平日の9時〜18時頃）に送信するのが望ましい

【例文】メールで提出する場合のテンプレート

件名：【内定承諾書の提出】〇〇 〇〇（自分の氏名）

株式会社〇〇〇〇

人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。

先日、採用内定のご通知をいただきました〇〇 〇〇と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

貴社の一員として働けることを大変嬉しく思っており、謹んでお受けしたく存じます。

入社後は一日も早く戦力となれるよう、懸命に努力してまいります。

ご指示いただきました「内定承諾書」に署名・捺印の上、PDFファイルにて添付いたしました。

ご査収いただけますと幸いです。

添付ファイル：内定承諾書_〇〇〇〇.pdf

原本の郵送が必要な場合は、すぐに対応いたしますのでお申し付けください。

入社に至るまで、引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3 〇〇マンション101 電話番号：090-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com

【データで見る】内定承諾書提出時のよくあるNGミス

最後に、企業の採用担当者が実際に直面している「内定承諾書提出時のトラブル・ミス」のデータを見てみましょう。ある大手人材系リサーチ機関が発表したデータによると、提出書類におけるミスの内訳は以下の表のようになっています。

ミスの種類	発生割合	採用担当者の本音・リカバリー方法
1位：捺印漏れ・印影のかすれ	35.2%	最も多いミス。シャチハタではなく必ず朱肉を使う実印や認印を使用すること。かすれた場合は二重線で消して横に押し直すか、新しい用紙に書き直す。
2位：切手料金の不足	24.8%	企業側に不足分の料金を払わせることになり、非常に心証が悪い。必ず郵便局の窓口から発送することで100%防げる。
3位：添え状（送付状）の入れ忘れ	18.5%	ビジネスマナーへの意識が低いとみなされる。クリアファイルに入れる際、一番上に添え状が来るようにセットする。
4位：消せるボールペンの使用	12.3%	公的文書や契約書において摩擦で消えるインクはNG。必ず公文書用の消えない黒ボールペン（0.5mm〜0.7mm）を使用する。
5位：提出期限遅れ	9.2%	やむを得ない事情で遅れる場合は、必ず期限前に電話かメールで事情を説明し、許可を得るのが最低限のルール。

このように、少しの確認不足が致命的なミスに繋がる可能性があります。書類を封筒に入れる前、あるいはメールの送信ボタンを押す前に、上記の項目に該当していないか必ず最終チェックを行いましょう。

この記事のポイント

この記事のポイントを以下にまとめました。

• 内定承諾書は法的効力を持つ重要な契約書類であり、受け取ってから1週間〜10日以内の提出が原則
• 郵送時は書類だけを入れず、必ずパソコンで作成した「添え状（送付状）」を一番上に同封する
• 封筒は書類を折らずに入れられる「角形2号の白封筒」を選び、クリアファイルに挟んでから入れる
• 切手料金の不足を防ぐため、ポスト投函ではなく郵便局の窓口から発送するのが最も安全
• メール提出の場合はPDF形式に変換し、ファイル名に「氏名」を入れて誰の書類か明確にする
• 捺印漏れや消せるボールペンの使用は最も多いNGミスなので、記入前に必ず確認する

内定承諾書の提出は、社会人としての第一歩となる重要なコミュニケーションです。細部まで気を配り、好印象を与えた状態で晴れやかに入社日を迎えましょう。