【例文付き】内定辞退の理由はいつまでにどう伝える？メール・電話・承諾後の対応を徹底解説

「内定をもらったけれど、別の企業に進むため辞退したい」「すでに内定承諾してしまったけれど、今から辞退できる？」など、内定辞退の連絡方法や切り出し方に悩む就活生・転職者は少なくありません。

結論から言うと、内定辞退は法律上「入社の2週間前まで」可能ですが、企業への配慮やトラブル防止の観点から「辞退を決めたら可能な限り早く（理想は3日以内）」連絡するのが鉄則です。

この記事では、人事の視点や統計データを踏まえ、内定辞退の適切なタイミング、メール・電話の具体的な例文、ケース別の対応方法をわかりやすく解説します。

1. 内定辞退はいつまでに伝えるべき？（期限と法律上のルール）

内定辞退を考える際、まず気になるのが「いつまでに連絡すれば問題ないのか」という期限です。法律上のルールと、スムーズな対応に向けたマナー上の基準を押さえておきましょう。

法律上の期限は「入社の2週間前まで」

民法第627条第1項により、当事者が雇用の期間を定めなかった場合、解約の申し入れ（内定辞退）から2週間が経過することによって雇用契約が終了すると定められています。

そのため、法律上は入社予定日の2週間前までに辞退の意思を伝えれば問題ありません。

マナー上の理想は「辞退決定から3日以内・遅くとも1か月前」

法律上は2週間前で足りるものの、企業側は内定者を受け入れるために備品の手配、研修の準備、場合によっては追加の採用活動（補欠合格の連絡など）を進めています。連絡が遅くなるほど企業への不利益が大きくなるため、マナーとしては辞退を決めたらすぐに連絡するのが基本です。

以下の表は、辞退の時期による影響とリスクをまとめたものです。

時期	企業への影響	辞退の難易度・注意点
内定通知から数日以内	影響は極めて軽微	最もスムーズに辞退可能
内定承諾後（入社1か月以上前）	備品準備や採用再開の調整が必要	理由を丁寧かつ明確に伝える必要がある
入社直前（入社2週間前〜前日）	手続き・備品手配が完了しており多大な損害	電話で直接謝罪し、誠実な対応が必須

内定辞退の連絡が遅れると、企業の採用計画に狂いが生じるだけでなく、入社直前の辞退では損害賠償のリスク（実際に認められるケースは稀ですが、手続き上の混乱を招く）に発展する可能性もあります。意思が固まり次第、速やかに対応しましょう。

2. 内定辞退の連絡は「メール」と「電話」どちらが正解？

内定辞退を伝える手段として、「メール」と「電話」のどちらを使うべきか迷う方も多いでしょう。状況に応じた使い分けが重要です。

基本は「電話＋メール」または「メールのみ」でも可

かつては「電話で伝えるのが絶対のマナー」とされていましたが、近年は文面として記録が残るメールでの連絡も一般的になっています。

• 第一選択：電話誠意が伝わりやすく、その場で相手の確認が取れるため確実です。特に「内定承諾後の辞退」や「入社直前の辞退」は、まず電話で連絡するのがマナーです。
• 第二選択：メール営業時間外の場合や、電話がつながらない場合、また「内定通知直後の辞退」であれば、メールによる連絡でも問題とされないケースが増えています。

連絡手段のメリット・デメリット

どちらの手段にも長所と短所があります。

連絡手段	メリット	デメリット	おすすめの場面
電話	・誠意が伝わりやすい ・その場で確認が完結する	・担当者の時間を拘束する ・記録が残りにくい	・内定承諾後の辞退 ・入社直前の辞退 ・第一志望群だった企業
メール	・文面として記録が残る ・担当者が都合の良い時に確認できる	・見落とされるリスクがある ・誠意が伝わりにくい場合がある	・営業時間外の連絡 ・内定通知からすぐの辞退 ・電話がつながらない場合

※電話で連絡した場合でも、口頭でのやり取りに加えて「確認のメール」を1通送っておくと、後からの行き違いを防ぐことができます。

3. 【ケース別】内定辞退の連絡方法と例文

実際の連絡で使える例文とスクリプトを用意しました。自分の状況に合わせて調整して活用してください。

基本のメール例文（内定通知直後）

内定通知を受けてから数日以内に辞退する場合の標準的なメール文面です。

件名：

内定辞退のご連絡（氏名：山田 太郎）

本文：

〇〇株式会社

採用ご担当者様（※部署名・担当者名がわかる場合は明記）

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。

この度は、内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

非常に光栄に思い、貴社での業務について熟考させていただきました。

大変心苦しいのですが、検討を重ねました結果、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

選考を通じて、〇〇様をはじめとする皆様には大変親身に対応していただき、心より感謝しております。ご期待に添えない結果となり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伺いして謝罪申し上げるべきところでございますが、メールでのご連絡となりますことをご容赦いただきたく存じます。

貴社の今後の益々の発展と、皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。

山田 太郎（ヤマダ タロウ）

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年

電話番号：090-XXXX-XXXX

メールアドレス：taro.yamada@email.com

基本の電話トークスクリプト

電話で伝える場合は、要点を簡潔に話し、時間を割いてくれたことへの感謝と辞退の不義理を詫びる姿勢を示します。

本人：

「お世話になっております。内定をいただいております〇〇大学の山田太郎と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」

（担当者に替わった後）

本人：

「〇〇様、お忙しいところお電話口に出ていただきありがとうございます。今、少々お時間よろしいでしょうか。」

担当者：

「はい、大丈夫ですよ。」

本人：

「ありがとうございます。先日は内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。本日は、大変心苦しいのですが、内定辞退のお詫びとお礼を申し上げたくご連絡いたしました。」

担当者：

「そうですか、残念ですが承知いたしました。理由を伺ってもよろしいですか？」

本人：

「はい。自分の適性を改めて見つめ直し、他社とのご縁を感じてそちらへの入社を決意いたしました。〇〇様には面接等で親身に対応していただいたにもかかわらず、ご期待に添えない形となり大変申し訳ございません。」

担当者：

「分かりました。新天地でのご活躍をお祈りしております。」

本人：

「温かいお言葉をいただき、感謝申し上げます。本来であればお伺いしてお詫びすべきところ、お電話でのご連絡となりましたことをご容赦ください。それでは、失礼いたします。」

内定承諾後の辞退メール例文

一度承諾書を提出した後に辞退する場合は、より丁寧な対応が求められます。メールを送る前に電話を入れるのが好ましいですが、電話が難しかった場合や履歴を残す意味も含めて以下の文面を使用します。

件名：

【重要】内定辞退のお詫び（氏名：山田 太郎）

本文：

〇〇株式会社

採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇大学の山田太郎と申します。

先日は内定のご承諾をいただき、また承諾書の受領につきましてもご手配いただき誠にありがとうございました。

この度、大変勝手なお願いで誠に恐縮ではございますが、承諾いたしました内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

内定承諾後も自身のキャリアについて深く悩み、検討を重ねました結果、自分の専攻分野をより活かせる別の企業へ進む決断をいたしました。

一度はお受けしたにもかかわらず、貴社に多大なご迷惑をおかけすることを、心より深くお詫び申し上げます。

メールにて大変不躾ではございますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

これまでのご厚情に深く感謝申し上げますとともに、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

山田 太郎（ヤマダ タロウ）

電話番号：090-XXXX-XXXX

メールアドレス：taro.yamada@email.com

直前（入社直前）の辞退電話スクリプト

入社直前の辞退は、企業側で各種入社手続きやアカウント発行、備品手配が終わっているため、重大な影響を与えます。必ず電話で誠心誠意伝えるようにしましょう。

本人：

「お世話になっております。〇月〇日に入社を予定しております山田太郎でございます。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」

（担当者に替わった後）

本人：

「〇〇様、大変お忙しいところ恐れ入ります。本日は、入社直前という大変差し迫った時期に重大なお詫びとお知らせがあり、お電話いたしました。」

担当者：

「どうされましたか？」

本人：

「誠に申し訳ございません。直前のご連絡となり大変心苦しいのですが、諸般の事情（または：自身の適性を再検討した結果）により、貴社への入社を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」

担当者：

「えっ、もう受け入れ準備も終わっているのですが……理由は何ですか？」

本人：

「入社直前で手続き等を進めていただいている中、多大なご迷惑をおかけすることを深く反省しております。〇〇の分野でキャリアを積みたいという思いをどうしても捨てきれず、他社へ進む決断をいたしました。私の勝手な判断によりご迷惑をおかけし、いくらお詫びしても足りません。誠に申し訳ございませんでした。」

4. 内定辞退の理由は正直に伝えるべき？

「内定辞退の理由は具体的に言わなければいけないのか」という点も悩ましいポイントです。

基本は「詳細まで正直に話す必要はない」

企業から辞退理由を聞かれた場合、「他社に入社するため」「自分の適性を再検討した結果」といった大枠の理由を伝えれば十分です。

他社の具体的な社名まで出す必要はありません。「他社にご縁があったため」「検討の結果、別の道を進むことにいたしました」と角を立てない言葉を選びましょう。

辞退理由として使える・使えない表現

言葉選びひとつで印象が変わります。以下の例を参考にしてください。

区分	避けた方がよい言い方	適切な言い換え
他社選択	「〇〇株式会社の方が給料が高いので」	「他社とのご縁があり、自身の適性を考慮した結果」
条件不一致	「残業が多くて不安になったから」	「自身のキャリアプランを再検討した結果」
家庭の事情	「親に反対されたので」	「家庭の事情により、勤務地の条件変更が必要となったため」

角を立てずに「自分の意志で判断した」という形をとることが、双方にとって最も穏便な解決策となります。

5. 内定辞退で「引き止められた」「怒られた」ときの対処法

内定辞退を伝えた際、企業によっては強く引き止められたり、厳しい言葉をかけられたりするケースもあります。

会社に来るよう呼び出された場合

「一度会社に来て話し合おう」と言われることがあります。感謝を伝える意味で出向く選択肢もありますが、辞退の意志が固まっている場合は無理に行く必要はありません。

• 対面すると断りにくくなる場合がある
• 「お気持ちは大変ありがたいのですが、意思が変わることはございませんので、辞退とさせてください」と毅然と断る

強い叱責や引き止めを受けた場合

「損害賠償を請求する」「大学に連絡する」といった脅しのような言葉をかけられた場合でも、冷静に対処しましょう。

1. 意思を曲げない：感情的にならず、「ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません」とお詫びの姿勢を崩さずに辞退の意思を貫く。
2. 記録を残す：メールでのやり取りを保存したり、電話の録音を残したりしておく。
3. 相談窓口を利用する：あまりにも悪質な引き止めが続く場合は、大学のキャリアセンターや弁護士、労働相談窓口に相談する。

法律上、職業選択の自由（日本国憲法第22条）が保障されているため、内定辞退そのものは正当な権利です。罪悪感から無理に入社を決める必要はありません。

6. この記事のポイント

最後に、内定辞退に関する重要なポイントをまとめます。

• 辞退の期限：法律上は「入社2週間前」まで可能だが、マナーとしては辞退決定から3日以内・遅くとも1か月前に伝える。
• 連絡手段：基本は電話（直前や承諾後）またはメール（通知直後や営業時間外）。
• 辞退理由：「他社とのご縁があったため」など、角を立てない表現を使い、具体的な社名までは言わなくてよい。
• 内定承諾後・直前の対応：迅速かつ誠意を持った謝罪が必須。メールだけでなく電話での連絡を併用する。
• 強く引き止められた場合：毅然とした態度で辞退の意思を伝え、無理に応じない。

内定辞退は心苦しい作業ですが、適切なマナーを守って早めに連絡すれば、トラブルを防いで次のステップへ進むことができます。